Varautuminen ja tietoturva johdon vastuulla

Digitalisaation myötä organisaatiot ovat entistä riippuvaisempia teknologiasta, ja samalla alttiimpia tietoturvariskeille, kuten kyberhyökkäyksille, tietojenkalastelulle ja teknisille häiriöille. Nämä riskit voivat johtaa mm. mainehaittoihin, merkittäviin taloudellisiin menetyksiin ja pahimmillaan organisaation toimintojen loppumiseen. Tällaisessa maailmassa tietoturva ja varautuminen eivät voi olla vain IT-osaston vastuulla – niiden on oltava osa koko organisaation strategiaa ylimmästä johdosta lähtien. Modernissa organisaatiossa tietoturva kattaa mm. tiedon ja järjestelmien suojelun, riskien tunnistamisen ja arvioinnin, häiriötilanteisiin varautumisen, henkilöstön koulutuksen ja toipumiskyvyn kehittämisen. Tämä kaikki vaatii resursseja, priorisointia ja ennen kaikkea johdon sitoutumista.

Tietoturva lähtee johdosta ja ulottuu koko organisaatioon

Miten kauan kriittinen palvelu voi olla pois käytöstä? Onko toipumiseen olemassa selkeät suunnitelmat ja varajärjestelmät? Minkälaisilla investoinneilla minimoidaan liiketoimintariskiä ja mainehaittaa? Näihin kysymyksiin ei voi vastata yksin IT. Tarvitaan kokonaisvaltainen näkemys ja syvällinen ymmärrys organisaation toiminnoista – siksi tietoturvan ja varautumisen on lähdettävä johdosta. 

Strateginen varautuminen tarkoittaa, että kaikki keskeiset liiketoiminta-alueet ja sidosryhmät ovat mukana suunnittelemassa ja harjoittelemassa poikkeustilanteita varten. Esimerkiksi viestinnän johdolla tulee olla selkeä ymmärrys organisaation toiminnoista ja varautumissuunnitelmista, jotta häiriötilanteissa osataan viestiä oikein sekä sisäisesti että ulkoisesti. Selkeä roolitus ja vastuunjako on ratkaisevaa: kuka vastaa mistäkin, ketkä ovat avainhenkilöitä, mitä roolia ulkopuoliset kumppanit näyttelevät? 

Varautuminen tarkoittaa ennakoivaa riskienhallintaa, jonka tavoitteena on minimoida liiketoiminnalle aiheutuvat haitat ja mahdolliset taloudelliset menetykset erilaisissa häiriötilanteissa.Varautuminen ei rajoitu vain organisaation sisälle – sen tulee kattaa myös mahdolliset toimitusketjuihin ja palveluntarjoajiin liittyvät riskitekijät. Ulkopuolisten kumppanien toimintakyky tulee olla varmistettu, yhteisiä toimintamalleja harjoiteltu ja vastuut määritelty selkeästi myös sopimustasolla. Savia toteuttaa mm. sidosryhmien taustatarkastuksia, joiden avulla kumppanin kyky toipua häiriötilanteesta voidaan kartoittaa etukäteen ja tuoda mahdolliset riskitekijät näkyviin hyvissä ajoin. 

Varautuminen on jatkuvaa toimintaa, ei kertaluonteinen projekti

Varautuminen ei tarkoita pelkästään yksittäistä suunnitelmaa hätätilanteen varalle.  Organisaation tulee olla varautunut nopeasti muuttuviin tilanteisiin ja siksi varautumisen tulisi olla osa arkea. On ollut esimerkiksi tilanteita, joissa häiriön sattuessa varmuuskopioita ei olekaan saatu palautettua, vaikka niin on luultu. Tämä on hyvä esimerkki siitä, että suunnitelman lisäksi vaaditaan jatkuvaa käytännön testausta ja harjoittelua läpi koko organisaation.

Mitä ovat kriittiset toiminnot ja palvelut?

Aivan kaikkeen ei voi varautua, mutta riskit voidaan pienentää hyväksyttävälle tasolle. Siksi keskeistä onkin tunnistaa liiketoiminnan kannalta kriittisimmät palvelut ja toiminnot, joita voivat organisaatiosta riippuen olla esimerkiksi verkkokauppa, tietojärjestelmät tai asiakkaiden henkilötiedot. Kuinka kauan nämä palvelut voivat olla poissa käytöstä ja miten toiminnot voivat jatkua häiriötilanteen aikana? Onko esimerkiksi verkkokaupan toiminnallisuus turvattu varajärjestelmällä? Onko kumppanien kanssa sovittu esimerkiksi uusien järjestelmien toimituksesta tietyssä ajassa, jos kriittinen järjestelmä hajoaa? Samalla on tärkeää tunnistaa, mitkä toiminnot voivat olla poissa käytöstä lyhyempään tai pidempään aikaan ilman, että se vaarantaa yrityksen toimintoja.

Riskiarvio ja riskien hallinta

Kriittisten palveluiden tunnistamisen jälkeen arvioidaan, millaisia riskejä toimintaan liittyy. Nämä riskit voivat olla moninaisia ja liittyä esimerkiksi kyberhyökkäyksiin, kuten palvelunestohyökkäyksiin, tietomurtoihin tai henkilötietojen vuotamiseen. Toinen keskeinen riski voi olla järjestelmä- tai laitevikojen aiheuttamat häiriöt, jotka saattavat johtaa tuotannon tai palveluiden katkoksiin. Riskiarvion perusteella voidaan suunnitella ja priorisoida tarvittavat varajärjestelmät ja miettiä investointeja. Onko kriittisiä järjestelmiä esimerkiksi järkevää kahdentaa tai hajauttaa niin, ettei yhden komponentin vika kaada koko kokonaisuutta, ja vältetään ns. "single point of failure". Samalla arvioidaan, millä investoinneilla riskiä voidaan hallitusti pienentää: mitä maksaa, jos palvelu ei ole käytössä esimerkiksi päivään, ja mitä maksaa sen varmistaminen? On tärkeää ymmärtää, onko varajärjestelmien kustannukset perusteltuja verrattuna itse häiriöön.

Toipumissuunnitelma ohjaa koko organisaatiota

Riskiarvioiden pohjalta rakennetaan toipumissuunnitelma, jossa määritellään kriittisille toiminnoille ja niitä tukeville järjestelmille yksityiskohtaisesti varatoimet, avainhenkilöt ja vastuualueet häiriötilanteissa. Suunnitelman tulee olla paitsi ajantasainen, myös testattu. Pelkkä teorian tasolla toimiva suunnitelma ei riitä, vaan käytännön harjoittelu sekä organisaation henkilöstön että sidosryhmien kanssa on olennainen osa varautumista. On tärkeää, että toipumissuunnitelma on saavutettavissa oikeassa paikassa ja oikeassa muodossa (myös paperisena), jotta se voidaan ottaa käyttöön välittömästi häiriötilanteen ilmetessä. Suunnitelman ajantasaisuus ja saavutettavuus ovat elintärkeitä organisaation nopean ja tehokkaan reagoinnin varmistamiseksi.

Proaktiivisuus avainasemassa varautumisessa

Savia auttaa organisaatioita tunnistamaan ja ennakoimaan riskejä ja valmistautumaan häiriötilanteisiin ennen niiden ilmenemistä, tuoden asiantuntemusta, jota ei välttämättä löydy omasta organisaatiosta. Meillä on vahvaa kokemusta turvallisuuskriittisistä ympäristöistä, kuten Puolustusvoimista, ja syvällinen osaamisemme mahdollistaa asiakkaittemme tukemisen kriittisten palveluiden tunnistamisessa sekä riskien arvioinnissa. Riskien tunnistaminen ja arviointi luo perustan varautumisen suunnittelulle. Autamme myös organisaatioita luomaan realistisia varautumis- ja toipumissuunnitelmia, jotka tukevat liiketoiminnan jatkuvuutta kustannustehokkaasti asiakkaan erityistarpeet huomioiden.

Tietoturvakäytänteet ja kriteerit ovat tiukentuneet, mutta liian usein niihin aletaan kiinnittää huomiota vasta kriisitilanteessa. Tällöin reaktiivinen lähestymistapa ei ole enää tehokas. Johdon on otettava varautuminen ja jatkuva harjoittelu keskeiseksi osaksi organisaation toimintaa. Kun johto sitoutuu varautumiseen, luodaan vahva pohja koko organisaation valmiuksille reagoida häiriötilanteisiin. Varautuminen ei ole kertaluonteinen tehtävä, vaan jatkuva prosessi, joka vaatii aikaa ja resursseja. Ennakoiva varautuminen on järkevämpää ja kustannustehokkaampaa kuin odottaa ongelman ilmenemistä ja reagoida vasta silloin.

Savia tukee organisaatioita koko prosessissa – aina kriittisten palveluiden tunnistamisesta ja riskien arvioinnista toipumissuunnitelman luomiseen ja harjoitusten toteuttamiseen asti. Tarjoamme räätälöityjä koulutuksia johdolle ja henkilöstölle, jotka keskittyvät varautumisen ja kriisinhallinnan keskeisiin osa-alueisiin. Koulutuksen avulla varmistamme, että organisaatiossa on paitsi tieto, myös käytännön valmiudet reagoida tehokkaasti häiriötilanteissa. Lisäksi se tukee kulttuurin luomista, jossa varautuminen on läsnä kaikilla tasoilla – ei vain silloin, kun ongelmat ovat jo ilmenneet. 

Jyri Penttinen
Partner, Information Security